Elegir software para tu empresa sin perder el control
Elegir software para tu empresa suele convertirse en una de las primeras decisiones cuando termina el verano.
Septiembre marca el inicio de nuevos proyectos.
Cambiar el CRM.
Implantar un nuevo ERP.
Incorporar una plataforma documental.
Empezar a utilizar nuevas herramientas de inteligencia artificial.
La conversación suele comenzar siempre igual:
- Se comparan funcionalidades.
- Se solicita una demostración.
- Se revisa el presupuesto.
- Se calcula el tiempo de implantación.
Finalmente, alguien pregunta cuál parece la mejor opción.
Sin embargo, existe una cuestión que rara vez aparece durante esa reunión.
¿Qué dependencia estamos aceptando realmente?
Elegir una nueva herramienta no consiste únicamente en incorporar más funciones.
También significa aceptar una determinada forma de trabajar, confiar parte de la actividad a un proveedor, crear nuevas integraciones y asumir responsabilidades que permanecerán mientras ese software forme parte de la organización.
La mayoría de las decisiones tecnológicas empiezan comparando características.
Muy pocas comienzan preguntándose si la empresa seguirá conservando el control dentro de tres o cinco años.
Porque el software deja de ser una herramienta el día que tu empresa empieza a depender de él.
Elegir software para tu empresa implica evaluar mucho más que sus funcionalidades. También supone analizar qué datos tratará, qué dependencias crea, qué responsabilidades incorpora y cómo podrá abandonarse en el futuro sin comprometer la continuidad del negocio.
Elegir software para una empresa empieza antes de comparar herramientas
La primera decisión no debería consistir en seleccionar un proveedor.
Tampoco en solicitar una demostración comercial.
Antes de analizar funcionalidades conviene responder una pregunta mucho más sencilla.
¿Qué problema necesita resolver realmente la organización?
Con demasiada frecuencia, las empresas buscan una herramienta antes de haber definido el proceso que desean mejorar.
Como consecuencia, terminan adaptando su forma de trabajar a las limitaciones del software elegido.
La tecnología debería facilitar el trabajo de la organización.
Nunca obligarla a modificar su forma de operar para ajustarse a la herramienta.
No empiezas comprando software. Empiezas definiendo el proceso.
Antes de comparar plataformas resulta recomendable identificar:
- qué proceso necesita mejorar;
- quién será responsable de ese proceso;
- qué dificultades existen actualmente;
- qué resultado se espera conseguir;
- qué tareas nunca deberían automatizarse;
- qué evidencias será necesario conservar.
Responder primero a estas cuestiones permite evaluar las herramientas con un criterio mucho más sólido.
Cuando el proceso está claro, resulta más sencillo determinar qué tareas pueden apoyarse en tecnología y qué decisiones deberían seguir dependiendo del criterio humano.
Una herramienta debería adaptarse a la empresa, no al contrario
Existe una señal que suele pasar desapercibida durante muchas implantaciones.
La organización empieza modificando pequeños procedimientos para ajustarse al software.
Después aparecen excepciones.
Más adelante llegan soluciones provisionales.
Finalmente, toda la empresa trabaja siguiendo las limitaciones de una herramienta que debía facilitar el proceso.
En ese momento la tecnología deja de servir al negocio.
Es el negocio quien empieza a servir a la tecnología.
Y ahí nace la verdadera dependencia.
Qué estás incorporando realmente al elegir software para tu empresa
La decisión de implantar una nueva herramienta suele centrarse en lo que promete hacer.
Automatizar tareas.
Ahorrar tiempo.
Mejorar la colaboración.
Reducir errores.
Todo eso puede ser cierto.
Sin embargo, ninguna organización incorpora únicamente nuevas funcionalidades.
También incorpora nuevas responsabilidades que permanecerán activas mientras esa herramienta forme parte de la empresa.
Cada software establece una relación con un proveedor.
Define un modelo de acceso.
Introduce nuevos tratamientos de información.
Crea integraciones con otros sistemas.
Condiciona la forma de trabajar de las personas.
Por ese motivo, elegir software para una empresa significa evaluar mucho más que una demostración comercial.
Significa comprender qué consecuencias acompañarán a esa decisión durante todo el ciclo de vida de la herramienta.
No compras solo funcionalidades
Cuando una empresa incorpora un nuevo software, también está aceptando:
- un proveedor tecnológico;
- un modelo de tratamiento de la información;
- un sistema de permisos;
- nuevas integraciones;
- posibles subencargados;
- una forma concreta de trabajar;
- una dependencia tecnológica;
- una futura estrategia de salida.
Cada uno de estos elementos seguirá existiendo mucho después de finalizar la implantación.
Por ese motivo, la decisión no debería basarse únicamente en aquello que el software permite hacer hoy.
También conviene valorar qué condicionará dentro de dos, tres o cinco años.
La mejor demostración no siempre es la que más impresiona
Las demostraciones comerciales suelen mostrar el mejor escenario posible.
Todo funciona.
Las integraciones parecen inmediatas.
Los procesos resultan sencillos.
La experiencia transmite rapidez y eficiencia.
Es lógico.
Una demostración pretende enseñar el potencial de la herramienta.
Sin embargo, las preguntas más importantes casi nunca aparecen durante esa reunión.
Por ejemplo:
- ¿Cómo recuperaré todos mis datos si cambio de proveedor?
- ¿Qué ocurre con las automatizaciones creadas?
- ¿Podré conservar el histórico completo?
- ¿Qué costes tendrá abandonar la plataforma?
- ¿Quién podrá acceder realmente a la información?
- ¿Qué subencargados participan en el servicio?
- ¿Cómo se documentan los cambios realizados?
Responder a estas cuestiones antes de contratar reduce muchas de las dependencias que aparecen años después.
Elegir software para tu empresa también implica decidir qué información conocerá
Elegir software para tu empresa no consiste únicamente en comparar funcionalidades o valorar el coste de una implantación.
También significa decidir qué información pasará a depender de una nueva herramienta y hasta dónde podrá conocer el funcionamiento de la organización.
No todas las plataformas gestionan el mismo tipo de datos.
Algunas únicamente almacenan tareas.
Otras concentran clientes, documentación, procesos internos, comunicaciones o información estratégica.
Antes de implantar una nueva solución conviene identificar qué datos tratará, quién podrá acceder a ellos y qué nivel de responsabilidad asumirá el proveedor.
Porque la herramienta únicamente podrá utilizar la información que la empresa decida incorporar.
Y esa decisión también forma parte del gobierno tecnológico.
No todos los datos tienen el mismo impacto
Entre otras cuestiones, conviene identificar si la herramienta tratará:
- datos personales;
- documentación de clientes;
- información laboral;
- información fiscal;
- documentación financiera;
- contratos;
- expedientes;
- comunicaciones internas;
- información estratégica.
Cada categoría implica necesidades diferentes de protección, acceso y conservación.
Los permisos también forman parte de la información
No basta con saber qué datos almacenará la plataforma.
También resulta necesario conocer quién podrá consultarlos, modificarlos, exportarlos o compartirlos.
Este aspecto conecta directamente con el control de accesos en empresas, porque cada nueva herramienta incorpora nuevos usuarios, nuevos privilegios y nuevas identidades que deberán mantenerse bajo revisión.
Del mismo modo, si la solución incorpora inteligencia artificial o servicios externos, conviene revisar cuidadosamente qué información utilizará cada proceso y con qué finalidad, tal y como analizamos en nuestro artículo sobre el control de la información compartida con IA.
La responsabilidad continúa siendo de la organización
Delegar un proceso en un proveedor no significa delegar la responsabilidad sobre él.
El artículo 24 del RGPD establece que corresponde al responsable del tratamiento aplicar medidas apropiadas y poder demostrar que el tratamiento se realiza conforme al Reglamento.
Asimismo, el artículo 28 exige seleccionar encargados del tratamiento que ofrezcan garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas.
Por ese motivo, elegir software para tu empresa implica evaluar también la capacidad del proveedor para acompañar a la organización durante todo el ciclo de vida de la herramienta.
Qué puede hacer realmente un software dentro de tu empresa
Una herramienta no solo almacena información.
También puede ejecutar acciones.
Modificar registros.
Crear usuarios.
Enviar comunicaciones.
Compartir documentos.
Activar automatizaciones.
Conectarse con otras plataformas.
Cada una de esas capacidades amplía el alcance del software dentro de la organización.
Por ese motivo, antes de implantar una nueva solución conviene analizar no únicamente qué funciones incorpora, sino qué capacidad de actuación tendrá sobre los procesos de negocio.
Toda acción autorizada también representa una responsabilidad
Antes de aprobar la implantación de una herramienta conviene responder preguntas como estas:
- ¿Puede crear nuevos usuarios?
- ¿Tiene capacidad para modificar información existente?
- ¿Permite exportar datos masivamente?
- ¿Puede eliminar registros?
- ¿Ejecutará automatizaciones en nombre de otros usuarios?
- ¿Se conectará con aplicaciones ya implantadas?
- ¿Generará registros de actividad que permitan demostrar qué ha ocurrido?
Cada permiso representa una posibilidad de actuación.
Gobernarlos significa comprender quién podrá utilizarlos, bajo qué condiciones y quién revisará que continúen siendo necesarios.
Evaluar al proveedor también forma parte del proceso de elegir software para tu empresa.
La calidad de una herramienta no depende únicamente de sus funcionalidades.
También depende de la organización que la desarrolla, la mantiene y la acompaña durante su ciclo de vida.
Elegir software para una empresa implica confiar parte de la actividad a un tercero.
Esa relación merece la misma atención que cualquier otra decisión estratégica.
El proveedor también forma parte de la decisión
Antes de contratar una solución conviene evaluar, entre otros aspectos:
- quién es el proveedor;
- cuál es su capacidad de continuidad;
- qué soporte ofrece;
- qué garantías contractuales incorpora;
- qué encargados y subencargados participan en el servicio;
- cómo comunica incidencias relevantes;
- qué ocurre cuando modifica las condiciones del servicio;
- qué evidencias facilita sobre sus medidas de seguridad.
El artículo 28 del RGPD recuerda que seleccionar un proveedor no elimina la responsabilidad del responsable del tratamiento.
Por ese motivo, la supervisión también forma parte del proceso de contratación.
Cumplir no consiste únicamente en confiar
El artículo 32 del RGPD exige aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo.
Eso significa que la organización debe poder justificar por qué considera adecuada una determinada solución para el tratamiento de la información.
La confianza resulta necesaria.
La evidencia sigue siendo imprescindible.
Elegir software para tu empresa empieza antes de comparar herramientas
Elegir software para tu empresa no empieza cuando solicitas una demostración ni cuando comparas precios entre distintos proveedores.
La primera decisión debería responder a una pregunta mucho más importante.
¿Qué problema necesita resolver realmente la organización?
Con demasiada frecuencia, las empresas buscan una herramienta antes de haber definido el proceso que desean mejorar.
Como consecuencia, terminan adaptando su forma de trabajar a las limitaciones del software elegido.
La tecnología debería facilitar el trabajo de la organización.
Nunca obligarla a modificar su forma de operar para ajustarse a la herramienta.
No empiezas comprando software. Empiezas definiendo el proceso.
Antes de comparar plataformas resulta recomendable identificar:
- qué proceso necesita mejorar;
- quién será responsable de ese proceso;
- qué dificultades existen actualmente;
- qué resultado se espera conseguir;
- qué tareas nunca deberían automatizarse;
- qué evidencias será necesario conservar.
Responder primero a estas cuestiones permite evaluar las herramientas con un criterio mucho más sólido.
Cuando el proceso está claro, resulta más sencillo determinar si una aplicación realmente aporta valor o simplemente obliga a cambiar la forma de trabajar.
Una herramienta debería adaptarse a la empresa, no al contrario
Existe una señal que suele pasar desapercibida durante muchas implantaciones.
La organización empieza modificando pequeños procedimientos para ajustarse al software.
Después aparecen excepciones.
Más adelante llegan soluciones provisionales.
Finalmente, toda la empresa trabaja siguiendo las limitaciones de una herramienta que debía facilitar el proceso.
En ese momento la tecnología deja de servir al negocio.
Es el negocio quien empieza a servir a la tecnología.
Y ahí nace la verdadera dependencia.
Qué estás incorporando realmente al elegir software para tu empresa
Elegir software para tu empresa significa mucho más que incorporar una nueva aplicación.
También implica aceptar nuevas responsabilidades que permanecerán activas mientras esa herramienta forme parte de la organización.
Cada software establece una relación con un proveedor.
Define un modelo de acceso.
Introduce nuevos tratamientos de información.
Crea integraciones con otros sistemas.
Condiciona la forma de trabajar de las personas.
Por ese motivo, la decisión no debería limitarse a una demostración comercial.
También conviene comprender qué consecuencias acompañarán a la organización durante todo el ciclo de vida de la herramienta.
No compras solo funcionalidades
Cuando una empresa incorpora un nuevo software, también está aceptando:
- un proveedor tecnológico;
- un modelo de tratamiento de la información;
- un sistema de permisos;
- nuevas integraciones;
- posibles subencargados;
- una forma concreta de trabajar;
- una dependencia tecnológica;
- una futura estrategia de salida.
Cada uno de estos elementos seguirá existiendo mucho después de finalizar la implantación.
Por ese motivo, la decisión no debería basarse únicamente en aquello que el software permite hacer hoy.
También conviene valorar qué condicionará dentro de dos, tres o cinco años.
La mejor demostración no siempre es la que más impresiona
Las demostraciones comerciales suelen mostrar el mejor escenario posible.
Todo funciona.
Las integraciones parecen inmediatas.
Los procesos resultan sencillos.
La experiencia transmite rapidez y eficiencia.
Es lógico.
Una demostración pretende enseñar el potencial de la herramienta.
Sin embargo, las preguntas más importantes casi nunca aparecen durante esa reunión.
Por ejemplo:
- ¿Cómo recuperaré todos mis datos si cambio de proveedor?
- ¿Qué ocurre con las automatizaciones creadas?
- ¿Podré conservar el histórico completo?
- ¿Qué costes tendrá abandonar la plataforma?
- ¿Quién podrá acceder realmente a la información?
- ¿Qué subencargados participan en el servicio?
- ¿Cómo se documentan los cambios realizados?
Responder a estas cuestiones antes de contratar reduce muchas de las dependencias que aparecen años después.
Elegir software para tu empresa también significa pensar en el día que quieras dejar de utilizarlo
Firmar el contrato no es el fin del procesos de elegir software para tu empresa.
Existe una pregunta que muy pocas organizaciones plantean durante una demostración comercial y, sin embargo, puede convertirse en la más importante de toda la implantación.
¿Qué ocurrirá el día que quieras dejar de utilizar esta herramienta?
Responder a esa cuestión antes de contratar ayuda a reducir dependencias, facilita la continuidad del negocio y permite conservar la capacidad de decisión cuando llegue el momento de cambiar de solución.
La reversibilidad también forma parte de una buena decisión
Antes de incorporar un nuevo software conviene conocer:
- cómo se exportarán los datos;
- en qué formato estarán disponibles;
- si podrán recuperarse los documentos asociados;
- cómo se migrarán las automatizaciones;
- qué ocurrirá con las integraciones existentes;
- cuánto tiempo permanecerá disponible la información;
- qué costes tendrá abandonar la plataforma;
- cómo se eliminarán las copias restantes.
Una implantación no termina cuando el software empieza a utilizarse.
También debería contemplar cómo finalizará esa relación si algún día deja de aportar valor a la organización.
La matriz YWEN para elegir software para tu empresa con criterio
Elegir software para tu empresa no debería depender únicamente de una demostración comercial o de una comparativa de funcionalidades.
Antes de tomar una decisión, la dirección debería valorar la herramienta desde cinco dimensiones.
Adecuación
¿Resuelve realmente el proceso que necesita mejorar la organización?
Control
¿Permite gobernar accesos, datos, permisos y automatizaciones sin perder capacidad de decisión?
Evidencia
¿Genera registros suficientes para demostrar qué ocurre dentro del sistema?
Dependencia
¿Hace visibles todos los proveedores, integraciones y servicios de los que dependerá la organización?
Reversibilidad
¿Permite abandonar la plataforma sin comprometer la continuidad del negocio ni reconstruir los procesos existentes?
Estas cinco preguntas no sustituyen una evaluación técnica.
Ayudan a que la decisión tecnológica también sea una decisión de gobierno.
Elegir software para tu empresa también significa elegir el grado de control que conservarás
Las organizaciones no se vuelven dependientes de un software el día que lo instalan.
La dependencia aparece cuando cambiar de herramienta obliga a modificar procesos, rehacer integraciones o perder información relevante.
Una solución tecnológica debería adaptarse a la forma de trabajar de la empresa.
Cuando sucede lo contrario, la organización empieza a trabajar para el software y no al revés.
Elegir software para tu empresa consiste en valorar mucho más que funcionalidades, precio o facilidad de uso.
También implica comprender qué responsabilidades incorpora, qué dependencias crea y qué capacidad de decisión conservará la dirección con el paso del tiempo.
Porque el software deja de ser una herramienta el día que tu empresa empieza a depender de él.
Antes de incorporar una nueva herramienta, responde a una última pregunta.
Si dentro de tres años ese software deja de servir a tu empresa…
¿Podrías sustituirlo sin reconstruir tus procesos, perder información o depender completamente del proveedor?
Si esa respuesta todavía no está clara, probablemente aún no ha terminado el proceso de decisión.
Además de las funcionalidades, conviene analizar el proceso que resolverá, la información que tratará, los permisos que incorporará, las integraciones, el proveedor, las condiciones de salida y la capacidad para mantener el control sobre la organización.
Porque dos herramientas pueden ofrecer funciones similares y generar dependencias muy diferentes. La decisión también debe valorar el tratamiento de los datos, la supervisión del proveedor y la capacidad para abandonar la plataforma en el futuro.
El artículo 28 establece que el responsable del tratamiento debe seleccionar encargados que ofrezcan garantías suficientes y supervisar esa relación. Contratar un proveedor no traslada toda la responsabilidad a ese tercero.
Conviene revisar desde el principio las condiciones de exportación de datos, las integraciones, los costes de salida, la documentación disponible y la posibilidad de migrar la información sin interrumpir la actividad.
Significa evaluar no solo qué hace una herramienta, sino también qué responsabilidades incorpora, qué riesgos introduce, qué evidencias genera y cómo afectará a la organización durante todo su ciclo de vida.
