Muchas empresas hoy en día confían en Office 365 para gestionar su productividad y almacenamiento en la nube. Office 365 es una herramienta fantástica que ofrece opciones como SharePoint para almacenamiento compartido y colaboración en línea. Sin embargo, cuando llega el momento de discutir la compra de un servidor físico, muchas empresas no entienden por qué necesitan una solución adicional si ya tienen Office 365.

En Ywen, entendemos esta duda y queremos ayudarte a comprender la diferencia clave entre Office 365 y un servidor físico. De hecho, tener un servidor físico es crucial para empresas con más de 5 equipos, ya que actúa como el controlador de dominios de tu red, gestionando usuarios y asegurando un alto nivel de seguridad. Si tu empresa maneja datos sensibles o tiene más de unos pocos empleados, un servidor físico no solo es una inversión inteligente, sino una necesidad.

1. Office 365 vs. Servidor Físico: ¿Qué funciones no cubre Office 365?

Aunque Office 365 incluye herramientas como SharePoint, que permite almacenamiento compartido y asignación de permisos para usuarios, es importante entender que Office 365 no reemplaza un servidor físico. SharePoint y OneDrive son excelentes para almacenamiento y colaboración, pero el servidor físico va más allá de ser solo una opción de almacenamiento.

Uno de los errores más comunes es pensar que un servidor físico solo almacena datos como SharePoint, pero su principal función es actuar como un controlador de dominios. Esto significa que un servidor físico gestiona a los usuarios que se conectan a la red, controla los permisos y asegura que los procesos se ejecuten de manera segura.

Imagina que eres Ana, responsable de TI en una empresa de 10 empleados que usa Office 365 para colaborar en proyectos y almacenar documentos. Al principio, todo parece funcionar perfectamente. Sin embargo, a medida que la empresa crece, los problemas empiezan a surgir. Los usuarios tienen acceso a archivos que no deberían, algunos instalan programas sin permisos, y hay una falta de control sobre cómo se gestionan los dispositivos y datos en la red. Aquí es cuando un servidor físico entra en juego, proporcionando un nivel de seguridad y control que Office 365 no puede ofrecer.

2. ¿Qué puede hacer un Servidor Físico y Office 365 no?

El servidor físico, como controlador de dominios, ofrece una serie de funcionalidades que permiten gestionar la red interna de manera eficiente y segura:

• Control de acceso a la red:

El servidor físico te permite asignar permisos de acceso a usuarios según su rol, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información sensible. Además, puedes bloquear o restringir el acceso a ciertos recursos en caso de que un empleado intente acceder sin autorización.

• Gestión de recursos de la red:

Gracias al controlador de dominio, puedes asignar diferentes permisos a cada usuario, controlando quién puede instalar programas o acceder a ciertas aplicaciones. Esto es fundamental para evitar que los empleados hagan cambios no autorizados o instalen software que pueda poner en riesgo la seguridad de la red.

• Directiva de grupo:

El servidor físico también permite gestionar lo que se conoce como directivas de grupo, lo que te permite ejecutar acciones a varios ordenadores simultáneamente. Este tipo de gestión centralizada es lo que hace que un servidor físico sea esencial cuando el número de equipos aumenta.

3. Ejemplos prácticos: ¿Por qué un Servidor Físico es necesario?

Imagina a Carlos, propietario de una empresa de diseño gráfico con un equipo de 12 empleados. Carlos utiliza un programa de diseño que necesita actualizarse constantemente. Los archivos del programa deben estar disponibles en todos los equipos para asegurar que todos trabajen con la misma versión, pero el proceso de copiar y pegar archivos manualmente se vuelve arriesgado. Los empleados pueden, sin querer, modificar o borrar archivos importantes, lo que podría interrumpir el trabajo de todo el equipo.

Aquí es donde entra en juego el servidor físico con su capacidad para gestionar la red y asignar permisos a los usuarios. Gracias al controlador de dominio, el servidor asegura que, cada vez que un usuario se identifique en la red, el programa se actualice automáticamente y se copien los archivos correctos a todos los equipos, evitando que un empleado borre o modifique archivos por error. Este tipo de gestión no es algo que Office 365 pueda hacer por sí solo. Office 365 permite compartir y almacenar archivos, pero no gestiona la actualización automática o los permisos de acceso a nivel de red.

Otro ejemplo práctico:

María, responsable de una empresa en la que los empleados tienden a dejar los ordenadores encendidos fuera del horario laboral. Sin un servidor físico, María tendría que confiar en que los empleados apaguen sus ordenadores, lo que no siempre sucede. Con un servidor físico, María puede crear una directiva de grupo que apague automáticamente todos los ordenadores a las 9 p.m., asegurando que no solo se ahorre energía, sino que también se mejore la seguridad, evitando que los equipos queden vulnerables durante la noche.

Estos ejemplos ilustran cómo un servidor físico, a través de la directiva de grupo, puede automatizar tareas y ofrecer un nivel de control que Office 365 no puede proporcionar. Las directivas de grupo permiten ejecutar acciones simultáneamente en varios equipos, como la actualización de programas, la gestión de accesos, y más. Todo esto se puede gestionar a través de un único punto de control, lo que mejora la seguridad y la eficiencia en toda la red de la empresa.

Conclusión

Un servidor físico no solo es una solución de almacenamiento, sino un controlador de dominios que garantiza seguridad, eficiencia y control sobre tu red interna. Para empresas con más de 5 equipos, un servidor físico es esencial para gestionar usuarios, asignar permisos, proteger datos y automatizar tareas. Mientras que Office 365 es una herramienta fantástica para mejorar la colaboración, no reemplaza las funciones críticas que un servidor físico ofrece.

En Ywen, ofrecemos tanto servidores físicos como soluciones de renting de servidores, adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente. Si estás listo para dar el siguiente paso y mejorar la gestión y seguridad de tu red interna, nuestro equipo te ayudará a elegir la mejor solución.

¿Tu empresa está lista para mejorar su seguridad y gestión interna? Descubre cómo un servidor físico puede optimizar tu red y proteger los recursos de tu empresa. Visita Ywen y contáctanos para encontrar la solución ideal para tu negocio.

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