El secreto profesional RGPD ha sido, desde siempre, la piedra angular de la relación entre una empresa y sus clientes. Es un principio ético, pero también un deber legal recogido en normativas y códigos deontológicos. Antiguamente, custodiarlo se limitaba a guardar expedientes en archivadores cerrados y mantener la discreción en las conversaciones.

Hoy, sin embargo, la realidad ha cambiado radicalmente. Los expedientes son digitales, los clientes esperan recibir documentos por correo electrónico y los profesionales trabajan con móviles y portátiles que viajan con ellos. El secreto profesional ya no depende solo de la palabra y la ética personal, sino de que la empresa demuestre con hechos —y tecnología— que protege la confidencialidad en cada paso.

Aquí nace el concepto de “Secreto Profesional 4.0”: la evolución de un deber tradicional a una práctica que exige medidas técnicas y organizativas adaptadas al mundo digital.

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El secreto profesional no cambia, el terreno sí

La confidencialidad que exigen el RGPD y la LOPDGDD no afecta solo a abogados o asesores. Cualquier empresa que maneje datos de clientes, pacientes o empleados debe garantizar el secreto profesional. Según el artículo 5 de la LOPDGDD, la obligación de confidencialidad alcanza a todo el personal que maneja datos, incluso después de finalizar la relación laboral.

La diferencia es que hoy esa obligación debe trasladarse a canales como:

• Correo electrónico, que puede ser interceptado sin cifrado.

• Almacenamiento en la nube, que requiere garantías contractuales y técnicas.

• Aplicaciones colaborativas (Teams, Drive, WhatsApp profesional…), que abren nuevas puertas de riesgo.

• Accesos remotos, cada vez más comunes tras la expansión del teletrabajo.

En este escenario, cumplir el secreto profesional es mucho más que un deber deontológico: es un reto tecnológico y organizativo que afecta a todas las empresas.

Riesgos cotidianos que ponen en jaque el secreto profesional RGPD en las empresas

Las filtraciones de información en los despachos suelen tener orígenes muy simples:

• Correos sin cifrado → un error humano en el envío expone a terceros información sensible.

• Contraseñas débiles o compartidas → permiten accesos indebidos con facilidad.

• Uso de cuentas personales → fuera del control del despacho, incumplen garantías del RGPD.

• Exempleados con accesos activos → falta de gestión de usuarios tras una baja laboral.

• Dispositivos perdidos sin cifrar → portátiles, memorias USB o móviles que contienen datos de clientes.

La AEPD recuerda que el cifrado es uno de los pilares para proteger la información, y que no basta con aplicarlo una vez: debe revisarse, validarse y mantenerse actualizado.

En otras palabras: el secreto profesional ya no lo rompe la indiscreción en una cafetería, sino un portátil perdido o un correo mal enviado.

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Secreto profesional 4.0 = ética + tecnología + procesos

Cumplir con el secreto profesional en la era digital exige una combinación equilibrada de valores, herramientas y protocolos. Entre las prácticas más críticas destacan:

1. Cifrado de correos y documentos

   No basta con usar contraseñas en un PDF. El cifrado debe aplicarse con algoritmos robustos y mantenerse validado según las recomendaciones de la AEPD (Orientaciones criptográficas).

2. Autenticación multifactor (MFA)

   El acceso a expedientes no puede depender de una sola contraseña. El doble factor es hoy la norma mínima de diligencia.

3. Gestión de accesos por roles (RBAC)

   El principio del “mínimo privilegio”: cada usuario solo accede a lo que necesita para trabajar. Nada más.

4. Acuerdos de confidencialidad claros

   INCIBE recomienda definir en estos contratos qué información se protege, cómo se maneja y qué obligaciones persisten tras la finalización de la relación laboral (INCIBE).

5. Monitorización y alertas tempranas

   Los accesos indebidos suelen detectarse tarde. Un sistema de monitorización ayuda a contener el incidente antes de que se convierta en fuga de datos.

Ejemplos prácticos: cuando el secreto se rompe

Los casos reales ayudan a dimensionar el riesgo:

• Un despacho sancionado por enviar un correo masivo sin CCO, exponiendo direcciones y nombres de clientes.

• Datos de clientes antiguos accesibles porque no se aplicó un bloqueo tras finalizar la relación.

• Un portátil extraviado sin cifrar, que contenía expedientes completos.

En todos ellos, el fallo no fue solo el error puntual, sino la ausencia de protocolos que lo habrían evitado o mitigado.

Ywen: La confidencialidad de tus clientes, protegida con 7 capas de seguridad

En Ywen entendemos que el secreto profesional no puede depender de la suerte ni de buenas intenciones: debe sostenerse en un sistema sólido y verificable. Por eso hemos diseñado un modelo propio de 7 capas de seguridad, pensado para que tu despacho pueda demostrar diligencia ante cualquier auditoría y, al mismo tiempo, trabajar con la tranquilidad de que los datos de tus clientes están blindados.

Hablamos de mucho más que tecnología:

• Correo seguro y cifrado, con políticas DLP que evitan fugas por descuidos en un simple clic.

• Autenticación multifactor y gestión de accesos por roles, que garantizan que solo las personas autorizadas accedan a la información que necesitan.

• Backups cifrados en servidores europeos, verificados mediante pruebas de restauración periódicas para asegurar que realmente funcionan.

• Un SOC en España operativo 24/7, monitorizando incidentes en tiempo real y reaccionando antes de que el problema escale.

• Formación continua y simulaciones para el equipo, porque el eslabón humano es tan crítico como la infraestructura.

Nuestro compromiso es que el secreto profesional de tu empresa siga siendo intocable. Queremos que dejes de preocuparte por la seguridad para volver a centrarte en lo importante: tu relación con los clientes.

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