¿Sabías que muchas asesorías ya están incumpliendo la normativa sin saberlo? El cumplimiento RGPD asesorías no es opcional. Un solo fallo puede costarte decenas de miles de euros. Un USB perdido. Una llamada que no quieres recibir. Y 145.000 euros de multa. No es una historia inventada, es lo que le pasó a una asesoría real en 2024 por no tener sus datos cifrados. En un mundo donde la información vale más que el mobiliario de una oficina, no cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es una opción. Es una amenaza real.
Si eres asesor, consultor o gestionas un despacho profesional, este artículo es para ti. Aquí te explicamos, sin rodeos, lo que debes hacer para no estar en la mira de la Agencia Española de Protección de Datos. Porque cuando llega la sanción… ya es demasiado tarde.
¿Por qué cumplir con el RGPD es una cuestión de supervivencia empresarial?
Tus clientes te entregan sus datos personales porque confían en ti. Pero basta un error, una omisión, un descuido, para que esa confianza se rompa. El cumplimiento RGPD asesorías no está pensado solo para grandes empresas: cualquier despacho que maneje datos de clientes —es decir, todos— está obligado a cumplirlo.
Además, las multas son proporcionales… pero no indulgentes. 3.000, 30.000 o 300.000 euros. Todo depende del error y de cómo lo gestiones.
¿Qué exige el cumplimiento RGPD en asesorías, consultorías y despachos profesionales?
1. Registro de actividades de tratamiento
Debes tener un inventario claro de todos los datos que manejas, para qué los usas, con qué base legal y quién tiene acceso. Sin eso, estás en el aire.
Este registro es obligatorio para empresas con más de 250 empleados o cuando el tratamiento de datos no sea ocasional, afecte derechos o incluya datos sensibles (art. 30 RGPD).
2. Análisis de riesgos y evaluaciones de impacto (EIPD)
¿Tratas datos de salud, bancarios o laborales? Entonces necesitas evaluar los riesgos y, si son altos, documentar todo en una EIPD.
Por ejemplo, si gestionas historiales laborales o datos de salud de trabajadores, el riesgo es elevado y la evaluación de impacto es obligatoria (art. 35 RGPD).
3. Contratos con encargados del tratamiento
¿Tienes gestoría externa, informático o proveedor de software en la nube? Si manejan datos de tus clientes, necesitas contratos blindados que limiten sus funciones y aseguren su cumplimiento.
Este contrato debe establecer cláusulas específicas exigidas por el artículo 28 del RGPD, como el deber de confidencialidad, subcontratación o destrucción de datos tras el servicio.
4. Transparencia y consentimiento
Nada de cláusulas escondidas. Debes informar de forma clara y recoger consentimiento cuando sea necesario. Y sí, debes poder demostrarlo.
La base legal más común será el contrato o el interés legítimo, pero si usas el consentimiento, debe ser expreso, informado y verificable (art. 6 y 7 RGPD).
5. Derechos de los interesados
Tus clientes tienen derechos: acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad… y tú tienes que facilitar su ejercicio. En menos de un mes.
La respuesta debe ser gratuita, clara y documentada. Ignorar una solicitud puede costarte una denuncia directa a la AEPD (art. 12 a 22 RGPD).
6. Medidas de seguridad realistas y efectivas
No basta con tener antivirus. Hablamos de cifrado de dispositivos, acceso limitado a datos, formación interna y copias de seguridad.
El RGPD, en su art. 32, exige medidas «técnicas y organizativas apropiadas». Ejemplo: cifrar discos duros de portátiles, establecer roles de acceso y protocolos ante robos o filtraciones.
7. Gestión de brechas de seguridad
Si pierdes un expediente, te hackean el correo o filtras datos sin querer, tienes 72 horas para notificarlo a la AEPD. Y si afecta seriamente a tus clientes, también a ellos.
No notificar una brecha cuando era obligatorio puede agravar la multa (arts. 33 y 34 RGPD).
¿Y si crees que esto no te puede pasar a ti?
Déjanos contarte dos historias reales:
Caso 1: 145.000 € de multa por un USB sin cifrar
Una asesoría jurídica perdió un USB que contenía datos personales especialmente sensibles (relativos a un procedimiento penal). El dispositivo no estaba cifrado ni protegido, lo que facilitó su exposición a terceros no autorizados. Pero el problema se agravó porque la empresa no notificó la brecha de seguridad dentro del plazo de 72 horas que marca el RGPD (art. 33), sino casi dos semanas después.
La AEPD impuso una sanción de 145.000 € por incumplimiento de los artículos 32 y 33 del Reglamento, considerando que no se adoptaron medidas técnicas adecuadas y que se puso en riesgo la confidencialidad e integridad de los datos.
Puedes leer la noticia completa aquí.
Resultado: 145.000€ de multa.
Caso 2: 3.000 € de multa por enviar nóminas al destinatario equivocado
Otra asesoría envió por error documentación laboral, incluidas nóminas, a personas equivocadas. Aunque parezca un fallo común, la AEPD lo consideró una vulneración del principio de confidencialidad (art. 5.1.f) y de las obligaciones de seguridad (art. 32 RGPD).
La sanción fue de 3.000 €, dejando claro que incluso errores aparentemente menores pueden tener consecuencias económicas.
Resultado: 3.000€ por no aplicar medidas básicas de seguridad.
Cumplir con el RGPD no es un gasto. Es una inversión inteligente.
Cuando demuestras que haces las cosas bien, te conviertes en la opción más segura para tus clientes. Hoy más que nunca, todas las empresas y particulares temen por su privacidad. La confianza se traduce en más negocio, más recomendaciones y menos sobresaltos.
Si no estás seguro al 100% de estar cumpliendo con el RGPD, lo más responsable es hacer una valoración. En Ywen, nuestro Delegado de Protección de Datos (DPO) está preparado para revisar tu situación y darte un plan de acción claro, eficaz y adaptado a ti.
No esperes a que la AEPD te llame. Llámanos tú primero. Estamos a una consulta de ayudarte.
